Nyhetsbrev november 2023: Nya regler om digitala bolagsstämmor

Nya regler om digitala bolagsstämmor

Nu ändras reglerna i aktiebolagslagen och det öppnas för fler digitala bolagsstämmor från och med årsskiftet. Nuvarande bestämmelser innebär att bolagstämmor måste hållas på en fysisk plats där aktieägarna kan närvara personligen. Om inte alla aktieägare varit överens om det, har det endast funnits begränsade möjligheter att delta digitalt vid s.k. hybridstämma.

Vad innebär de nya bestämmelserna?

Om ett bolag vill kunna hålla digitala stämmor, behöver bolagsordningen ändras så att det framgår att digitala stämmor tillåts. Såväl beslutet som registreringen av den nya bolagsordningen kan ske innan de nya reglerna börjar gälla, dvs. före den 1 januari 2024. Enligt de nya bestämmelserna måste kallelsen till en digital stämma innehålla tydlig information om vad aktieägarna ska göra för att delta digitalt och utöva sin rösträtt. Informationen måste framgå i kallelsen och det räcker inte att hänvisa till bolagets hemsida.

Praktiska aspekter att överväga inför en digital stämma

Styrelsen behöver bland annat ta ställning till hur identiteten hos de deltagande aktieägarna ska kontrolleras. Risken för att utomstående följer en digital stämma och röstar för någon annans aktier kan vara mer påtaglig än vid fysiska stämmor. Ytterligare en aspekt som behöver övervägas är hanteringen av fullmakter, då dessa enligt aktiebolagslagen ska vara skriftliga och undertecknande av fullmaktsgivaren. En lösning kan vara att bolagen redan i kallelsen till stämman uppmanar aktieägarna att lämna in eventuella fullmakter i förväg.

Det finns även anledning att utreda vilken teknisk lösning som ska användas vid exempelvis röstningsprocedurer, i syfte att undvika tekniska problem eller andra hinder. Det kan finnas goda anledningar att anlita en kvalificerad leverantör för den praktiska hanteringen av en digital stämma.

Börsbolag

Kollegiet för svensk bolagsstyrning har, med anledning av de nya lagreglerna, föreslagit att bolagsstyrningskoden ska ändras så att börsbolagen alltid ska hålla fysiska stämmor oavsett om man erbjuder digitalt deltagande. Anledningen är att Kollegiet menar att det fysiska mötet mellan bolagsledning och aktieägare är en viktig del i bolagsstyrningsmodellen. Förslaget är på remiss och resultatet av remissrundan bör bevakas av alla noterade bolag som handlas på en reglerad marknad.

Avslutande kommentar

Det återstår att se hur populära de digitala stämmorna blir framöver. Bolag som önskar hålla digitala stämmor gör dock klokt i att redan nu överväga att ändra sina bolagsordningar, och förbereda sig för den omställning som övergången till digitala stämmor kan komma att innebära. Vi bistår gärna med rådgivning i samband med sådana åtgärder och förberedelser.